10 requisitos de FUNDAE para bonificar formación

La formación bonificada a través de FUNDAE permite que las empresas financien parte de la formación de sus trabajadores mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Es una herramienta muy útil, pero también genera muchas dudas: qué empresas pueden usarla, qué cursos son bonificables, qué plazos hay que cumplir, qué documentación debe conservarse y qué errores pueden provocar incidencias.

Antes de elegir un curso bonificable, conviene entender una idea clave: FUNDAE no funciona como una beca individual que el alumno solicita por su cuenta. En la formación programada por las empresas, es la empresa la que organiza o encomienda la formación, comunica los datos en la aplicación correspondiente, realiza la acción formativa y aplica la bonificación si cumple los requisitos.

Por eso, si estás comparando cursos, másteres, posgrados o programas para trabajadores, no basta con que una entidad diga que un curso es bonificable. Hay que comprobar si la empresa puede bonificarlo, si el curso encaja con su actividad, si se cumplen los plazos y si se conservan las evidencias necesarias. En esta guía repasamos 10 requisitos de FUNDAE que conviene revisar antes de planificar una formación bonificada.

Qué es FUNDAE y qué significa bonificar formación

FUNDAE es la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo. Participa en la gestión del sistema de formación profesional para el empleo y, entre otras funciones, facilita que las empresas puedan programar formación para sus trabajadores y aplicar bonificaciones en sus cotizaciones.

En la práctica, la empresa dispone de un crédito anual para formar a su plantilla. Ese crédito se calcula a partir de lo cotizado por formación profesional en el ejercicio anterior y de los porcentajes establecidos según el tamaño de la plantilla. Las empresas de 1 a 5 personas trabajadoras tienen garantizado un crédito mínimo de 420 euros.

La formación puede ser organizada directamente por la empresa o encomendada a una entidad organizadora externa. En ambos casos, deben respetarse las obligaciones de comunicación, ejecución, justificación y conservación documental.

La pregunta importante no es solo si un curso es bonificable, sino si la empresa cumple las condiciones para aplicar correctamente esa bonificación.

Si estás comparando formación avanzada y no tienes claro qué mirar antes de elegir, también puede ayudarte esta guía sobre cómo comparar programas sin perderse entre opciones, especialmente si dudas entre cursos, másteres, títulos propios o formación corporativa.

1. La empresa debe cotizar por formación profesional

El primer requisito es que la empresa tenga derecho a crédito de formación. De forma general, las empresas que cotizan en concepto de formación profesional en el Régimen General de la Seguridad Social disponen de un crédito anual para formar a sus trabajadores.

Esto significa que la bonificación está pensada para empresas con trabajadores asalariados. No funciona igual para autónomos sin empleados ni para alumnos particulares que quieren pagar una formación por su cuenta.

También hay que tener en cuenta que el crédito no es ilimitado. Depende de la cuota ingresada por formación profesional el año anterior, del tamaño de la plantilla y de los mínimos garantizados. Por eso, antes de contratar un curso, la empresa debería revisar su crédito disponible en la aplicación de bonificaciones.

Qué revisar

• Si la empresa tiene trabajadores por cuenta ajena.
• Si cotiza por formación profesional.
• Cuál es el crédito disponible en el ejercicio.
• Si hay crédito suficiente para la acción formativa prevista.
• Si se trata de una empresa de nueva creación o con cambios societarios.

Este punto es especialmente importante en empresas pequeñas, startups, clínicas, despachos o negocios locales que quieren bonificar formación por primera vez.

2. La empresa debe estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social

Para poder aplicar bonificaciones, la empresa debe estar al corriente en sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social. Es uno de los requisitos básicos que FUNDAE recoge para la aplicación de bonificaciones.

En términos prácticos, esto significa que no basta con haber realizado la formación. Si la empresa tiene deudas o incumplimientos relevantes, puede tener problemas para aplicar correctamente la bonificación.

Qué conviene comprobar

• Situación frente a la Agencia Tributaria.
• Situación frente a la Seguridad Social.
• Posibles aplazamientos, incidencias o deudas.
• Capacidad de aplicar bonificaciones en los seguros sociales.

Este requisito suele parecer administrativo, pero puede ser decisivo. Una formación bien comunicada y bien impartida puede generar problemas si la empresa no cumple sus obligaciones generales.

3. La formación debe guardar relación con la actividad empresarial

La formación programada por las empresas debe responder a necesidades formativas de la empresa y de sus trabajadores. Por eso, la acción formativa debería tener relación con la actividad empresarial, el puesto de trabajo o las competencias profesionales de la plantilla.

Esto no significa que todos los cursos tengan que ser extremadamente técnicos. Puede haber formación en idiomas, competencias digitales, prevención, atención al cliente, gestión, liderazgo, ventas, software, marketing, administración o habilidades profesionales. Pero debe existir una justificación razonable.

Ejemplos claros

• Una asesoría que forma a su equipo en fiscalidad, contabilidad o herramientas de gestión.
• Una clínica que forma a su personal en atención al paciente, protección de datos o gestión administrativa.
• Una empresa tecnológica que forma a su plantilla en programación, ciberseguridad o inteligencia artificial.
• Un departamento comercial que recibe formación en CRM, ventas o comunicación.

Señales de alerta

• Cursos sin relación con la empresa ni el puesto.
• Formación elegida solo porque "se puede bonificar".
• Programas demasiado generales sin utilidad profesional clara.
• Cursos obligatorios de la empresa que no pueden tratarse como formación bonificada ordinaria sin revisar el caso.

Aquí conviene ser prudente. Si la relación entre el curso y la actividad es dudosa, es recomendable consultar con FUNDAE, la entidad organizadora o un asesor especializado.

4. Hay que informar a la representación legal de las personas trabajadoras, si existe

Si la empresa cuenta con Representación Legal de las Personas Trabajadoras, conocida como RLPT, debe informarla antes de desarrollar la formación bonificada. FUNDAE incluye este deber entre los requisitos y obligaciones relevantes para poder aplicar bonificaciones.

La RLPT puede solicitar información sobre las acciones formativas programadas. Por eso, la empresa debería documentar correctamente el proceso y conservar el informe o la evidencia de información cuando corresponda.

Qué información suele ser relevante

• Denominación y objetivos de la acción formativa.
• Calendario previsto.
• Colectivos participantes.
• Modalidad de impartición.
• Criterios de selección de participantes.
• Balance de acciones formativas, si procede.

Si la empresa no tiene RLPT, este requisito no aplica de la misma forma. Aun así, conviene dejar bien documentada la planificación interna de la formación.

5. El inicio de la formación debe comunicarse en plazo

Uno de los requisitos más importantes es comunicar el inicio de la formación antes de que comience el grupo formativo. Según la información de FUNDAE, antes de iniciar un grupo se debe dar de alta la acción formativa y comunicar el grupo con los datos exigidos, pudiendo realizarse hasta dos días antes de la fecha de comienzo.

En la comunicación inicial no se detallan todos los participantes finalizados, pero sí información clave sobre la acción y el grupo.

Datos que suelen comunicarse

• Modalidad de la acción formativa.
• Nivel, horas, objetivos y contenidos.
• Número de participantes.
• Fechas y horarios.
• Lugar de impartición, si es presencial.
• Fechas de inicio y fin, si es teleformación.
• Datos de formadores o tutores.
• Centro de formación o plataforma.

No conviene dejar la gestión para el último momento. Un error de comunicación o de plazo puede hacer que un grupo se considere no realizado a efectos de bonificación.

También hay reglas para cambios posteriores. Si cambia la fecha de inicio, deben respetarse los plazos de modificación. Si hay incidencias imprevistas, deben justificarse y comunicarse adecuadamente.

6. Los participantes deben ser trabajadores válidos de la empresa

No todos los alumnos pueden computar como participantes bonificables. FUNDAE contrasta los datos de los participantes con las bases de la Tesorería General de la Seguridad Social. No se permite finalizar como participantes válidos a quienes no estén dados de alta en la empresa beneficiaria en la fecha de inicio de la formación ni a trabajadores del régimen especial de autónomos.

Esto es importante porque, si un participante no es válido, puede reducirse el coste imputable del grupo y, por tanto, la bonificación aplicable.

Qué revisar antes de incluir participantes

• Que la persona trabajadora esté dada de alta en la empresa.
• Que la fecha de alta sea compatible con el inicio de la formación.
• Que sus datos estén correctamente informados.
• Que no se incluya a autónomos como si fueran trabajadores asalariados de la empresa.
• Que exista correspondencia entre la plantilla comunicada y los participantes reales.

Este requisito es especialmente delicado en grupos de empresas, cambios de razón social, nuevas contrataciones o trabajadores que entran y salen durante el periodo formativo.

7. La formación debe realizarse y acreditarse correctamente

No basta con comunicar un curso. La formación debe realizarse y debe poder acreditarse. FUNDAE puede comprobar la ejecución mediante actuaciones de seguimiento, requerimientos de documentación o cruces de información.

Por eso, la empresa debe conservar evidencias de la formación impartida. En modalidad presencial, esto suele incluir controles de asistencia. En aula virtual o teleformación, pueden exigirse registros de conexión, actividad, interacción, controles de aprendizaje y documentación de seguimiento.

Documentación importante

• Control de asistencia o registro de conexiones.
• Currículum y acreditaciones del tutor o formador.
• Acreditación de entrega de diplomas o certificados.
• Cuestionarios de evaluación de calidad.
• Controles de aprendizaje o pruebas de evaluación.
• Guía didáctica en teleformación.
• Informe de la RLPT, si procede.
• Contrato de encomienda, si interviene entidad organizadora.
• Contabilización de costes.

La documentación no tiene que enviarse siempre de forma automática, pero debe estar disponible si la administración la requiere.

8. El participante debe completar el mínimo exigido

Para que un participante sea considerado finalizado y pueda ser objeto de bonificación, debe haber realizado al menos el 75% de las horas en formación presencial o el 75% de los controles de aprendizaje en teleformación.

Este requisito suele generar incidencias cuando se inscriben más personas de las que realmente completan el curso o cuando no se registran bien las asistencias.

Buenas prácticas

• Confirmar la disponibilidad real de los participantes antes de iniciar el curso.
• Controlar asistencia desde el primer día.
• Revisar conexiones y actividad en teleformación.
• Evitar calendarios incompatibles con la jornada laboral.
• Informar claramente a los trabajadores de los requisitos de finalización.

Si una persona no alcanza el mínimo exigido, puede no computar como participante finalizado. Esto puede afectar al cálculo de costes y a la bonificación máxima aplicable.

9. La empresa debe comunicar la finalización y los costes

Una vez terminada la formación, hay que comunicar la finalización del grupo formativo. Esta comunicación incluye el detalle de participantes finalizados, los costes incurridos y la cuantía y mes en que se aplicará la bonificación.

FUNDAE indica que la finalización debe comunicarse antes de que termine el plazo de presentación del boletín de cotización en el que se aplican las bonificaciones y, en todo caso, antes de que finalice el correspondiente al mes de diciembre.

Qué se comunica al finalizar

• Participantes finalizados.
• Costes directos.
• Costes indirectos.
• Costes de organización, si procede.
• Bonificación que se aplicará.
• Mes de aplicación de la bonificación.

Este paso es fundamental porque la bonificación solo puede aplicarse a partir de la notificación de finalización. Si la empresa se bonifica sin haber finalizado correctamente la formación, puede exponerse a una comprobación no conforme.

10. Hay que respetar los límites económicos, la cofinanciación y la conservación documental

La bonificación está sujeta a límites. No siempre se puede bonificar el 100% del coste. Hay que tener en cuenta el crédito asignado, los costes máximos admitidos, los costes de organización, la cofinanciación privada y la correcta contabilización.

FUNDAE establece porcentajes de cofinanciación privada según plantilla. Las empresas con menos de 6 trabajadores no están obligadas a cofinanciar con recursos propios. Para las demás, la cofinanciación varía según tamaño:

• De 6 a 9 trabajadores: 5%.
• De 10 a 49 trabajadores: 10%.
• De 50 a 249 trabajadores: 20%.
• Más de 250 trabajadores: 40%.

Además, deben conservarse los justificantes durante 4 años desde el momento indicado por FUNDAE. También deben identificarse los gastos y bonificaciones en cuenta separada o epígrafe específico bajo la denominación correspondiente a formación profesional para el empleo.

Costes que conviene controlar

• Costes directos de impartición.
• Costes indirectos.
• Costes de organización, si hay entidad externa.
• Costes salariales computables para cofinanciación.
• Facturas y justificantes.
• Contabilización de la bonificación.

Si hay una comprobación de resultados, se cruzará la información comunicada con la bonificación aplicada ante la Seguridad Social. Si la bonificación practicada es superior a la comunicada o hay incidencias, la empresa puede recibir una comunicación no conforme.

Errores frecuentes al bonificar formación con FUNDAE

La mayoría de incidencias no aparecen porque la empresa no quiera formar a su plantilla, sino por errores de gestión. Algunos de los más habituales son:

• Pensar que cualquier curso anunciado como bonificable puede bonificarse sin más.
• No revisar el crédito disponible.
• No comunicar el inicio en plazo.
• No informar a la RLPT cuando existe.
• Incluir participantes que no son válidos.
• No controlar asistencia o actividad en teleformación.
• Comunicar costes incorrectos.
• Aplicar la bonificación antes de finalizar correctamente.
• No conservar documentación justificativa.
• No cumplir la cofinanciación privada exigida.

También es frecuente confundir formación bonificada con formación gratuita. Para el trabajador participante puede ser gratuita, pero la empresa debe asumir obligaciones, gestionar correctamente la bonificación y respetar los límites económicos.

Qué preguntar antes de elegir un curso bonificable

Antes de contratar una formación que se presenta como bonificable por FUNDAE, conviene hacer preguntas concretas:

• ¿La formación guarda relación con la actividad de la empresa?
• ¿La empresa tiene crédito disponible?
• ¿Quién comunicará el inicio y la finalización?
• ¿La entidad formadora está inscrita o acreditada cuando corresponda?
• ¿Qué documentación se entregará al finalizar?
• ¿Cómo se controlará la asistencia o actividad online?
• ¿Qué ocurre si un participante no completa el 75%?
• ¿Hay costes de organización?
• ¿Cómo se calculará la cofinanciación privada?
• ¿La empresa tendrá soporte en caso de requerimiento?

Estas preguntas ayudan a evitar decisiones precipitadas y a comparar opciones con más criterio.

Conclusión

Los requisitos de FUNDAE no se limitan a elegir un curso y descontarlo de los seguros sociales. Para aplicar correctamente una bonificación, la empresa debe tener crédito disponible, estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, elegir una formación relacionada con su actividad, informar a la RLPT si existe, comunicar el inicio, realizar la formación, controlar la participación, comunicar la finalización, respetar límites económicos y conservar la documentación justificativa.

La formación bonificada puede ser una herramienta muy útil para actualizar competencias, mejorar la productividad y facilitar el aprendizaje continuo en la empresa. Pero exige gestión rigurosa. Por eso, antes de contratar un curso bonificable, conviene revisar los requisitos, confirmar la información en fuentes oficiales y no basar la decisión solo en mensajes comerciales.